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Os apps de agendamento resolvem os problemas os escritórios?

Neowrk - Os apps de agendamento resolvem os problemas os escritórios?

À medida que muitas empresas dão sequência aos seus planos de retorno às atividades presenciais ou optaram por manter, pelo menos por enquanto, o modelo híbrido de trabalho, uma das grandes preocupações neste momento é em relação ao gerenciamento de uso do escritório. Você acredita que a solução para esse entrave é apenas implantar um app de agendamento de salas e mesas? E como deveria ser um app para isso, na sua opinião?

Se a resposta para a primeira for sim, você está enganado. As soluções de agendamento não resolvem nem a metade de todas as questões que os escritórios e os colaboradores necessitam neste momento.

O chamado ‘novo normal’ impactou diretamente no hábito das pessoas e no modo como elas usufruem dos ambientes – e são estes os pontos que os gestores devem levar em consideração.

As organizações viverão fases distintas daqui para frente e isso exige uma mudança no modelo de gestão. Cada momento vivido requer decisões e necessidades diferentes e os gestores precisam entender isso. Nos dias atuais, por exemplo, onde a vacinação está apenas no início, as companhias se deparam com demandas diferentes das que virão no momento do pós-vacina – o uso dos locais físicos ainda está parcial ou interrompido.

Entretanto, quando essa realidade mudar, certamente as empresas terão novas demandas e um crescimento expressivo do uso dos escritórios. A questão mais preocupante é que as organizações estão se igualando nas tomadas de decisões tendo como base somente o momento atual, e não pensando no futuro – cada uma dentro de sua realidade (que envolve perfil dos funcionários, suas preferências, o que gera mais produtividade – para o negócio e para o time – e vários outros itens que impactam no crescimento da empresa.

Por meio da experiência dos colaboradores as empresas conseguem, apoiadas pelas tecnologias certas, gerar dados que subsidiam boas gestões e, consequentemente, o bom andamento do negócio como um todo. É válido ressaltar que só é possível ter uma boa gestão subsidiada pelos dados corretos. Dados ruins levam a uma administração ruim. Os escritórios não podem se transformar em barreiras para a performance das pessoas e sim contribuir para o crescimento da empresa e dos profissionais.

Diante de todas essas mudanças e novas visões sobre equipe, retenção de talentos, trabalho remoto x trabalho presencial, gerenciamento do local de trabalho, a questão que fica é: qual é o modelo de gestão que os gestores deveriam ter adotado e que deverão olhar com mais atenção em 2021?

Esse planejamento precisa ser desenhado e visualizado agora, não é recomendável postergar ou não fazê-lo.

Nem tudo é agendável ou será agendado pelos funcionários. Você sabe como está a demanda do escritório e se os colaboradores têm uma boa experiência com o local físico de trabalho? A gestão do espaço é baseada em dados? Em caso positivo, lembre-se que os dados devem ser corretos e confiáveis para a gestão ser assertiva. Itens como esses são imprescindíveis e independem de funcionalidades de agendamento, por exemplo.

Já em relação aos itens agendáveis, como está sendo o uso? Os responsáveis por essa administração precisam estar atentos e saber se há uma boa utilização. O mau uso dos ambientes traz resultados ruins para as empresas a médio e longo prazo.

Para o pós-pandemia, já foi decidido como a empresa manterá a dinâmica de trabalho? Ou, até mesmo, como lidará com a influência do mix entre trabalho remoto e trabalho presencial? A coesão de times também será um desafio. A competitividade da empresa será impactada negativamente caso as empresas não coloquem em prática a gestão dinâmica dos espaços físicos de trabalho. As organizações devem estar atentas a isso e decidir o quanto antes como será a rotina de uso do escritório em relação a tudo que envolve o assunto.

Além de simplesmente optar por ferramentas que facilitem o uso superficial dos escritórios, o mais crucial é saber como as políticas corporativas vão funcionar para que haja uma sintonia entre a interação do negócio com a nova dinâmica do dia a dia de trabalho. É importante todos estarem alinhados. Porém, para isso acontecer, é necessário uma mudança no modelo de gestão.

É de extrema importância os líderes entenderem que os locais físicos de trabalho carecem de mais atenção e de administração dinâmica e inteligente. Essas questões citadas acima, antes invisíveis aos olhos da gestão, fazem toda a diferença nos dias de hoje. Então, não pense que você irá solucionar os entraves do seu escritório apenas implantando uma ferramenta que proporciona o agendamento de salas e mesas. Há vários outros pontos muito importantes que são cruciais para o bom funcionamento do local de trabalho. Pense nisso.

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